【保存版】テレアポの受付突破15のコツ｜担当者につながる営業電話の話し方・考え方を徹底解説

2026年6月25日

受付突破とは？なぜテレアポ最大の壁なのか

テレアポで成果を出すためには、魅力的なサービスや商品を紹介することも大切ですが、それ以前にクリアしなければならない大きな壁があります。

それが**「受付突破」**です。

どれほど優れた営業担当者でも、決裁者や担当者につながらなければ商談は始まりません。反対に、受付突破率が高いアポインターは、特別な営業トークを持っていなくても安定して成果を上げています。

つまり、テレアポの成功は「担当者と話せるかどうか」で大きく左右されると言っても過言ではありません。

本章では、受付突破の重要性と、なぜここがテレアポ最大の分岐点になるのかを解説します。

受付突破とは？

受付突破とは、会社の代表電話に出た受付担当者や事務スタッフを通じて、目的の担当者や決裁者へ電話を取り次いでもらうことを指します。

BtoB営業では、多くの企業が代表電話を窓口にしています。

そのため、営業電話はほぼ例外なく受付担当者を経由します。

例えば、

・営業部長へ提案したい
・人事責任者へ案内したい
・社長へ商談を申し込みたい

このようなケースでも、最初に話す相手は受付担当者です。

つまり受付は、「最初の商談相手」と考えてもよいでしょう。

しかし、多くのアポインターはここを軽視しています。

「担当者と話せれば何とかなる」

そう考えている人ほど、受付で断られてしまいます。

テレアポは受付突破率で成果が決まる

アポイント率だけを見て改善しようとする会社は少なくありません。

しかし実際には、その前段階である受付突破率のほうが重要です。

例えば100件架電したとします。

ケースA

・受付突破：20件
・担当者接続：20件
・アポイント：4件

アポ率4%

ケースB

・受付突破：40件
・担当者接続：40件
・アポイント：8件

アポ率8%

担当者との商談化率が変わらなくても、受付突破率が2倍になればアポイント数もほぼ2倍になります。

つまり、受付突破率は営業成果を左右する非常に重要な指標なのです。

受付は「壁」ではなく「入口」である

受付という言葉を聞くと、多くの人は「営業電話を断る人」というイメージを持っています。

しかし実際には、それは少し違います。

受付担当者の仕事は営業電話を断ることではありません。

本来の仕事は、

・電話を適切な部署へ取り次ぐ
・来客対応をする
・会社の窓口として応対する

ことです。

営業電話だけを拒否するために存在しているわけではありません。

にもかかわらず、多くの営業担当者は最初から

「どうせ断られる」

という前提で話し始めます。

その不安や警戒心は、声のトーンや話し方、言葉選びに自然と表れてしまいます。

すると受付担当者も、

「営業電話だな」

と瞬時に判断し、防御モードに入ります。

受付突破が苦手な人ほど、自分で壁を作ってしまっているのです。

担当者と話さなければ営業は始まらない

考えてみれば当然ですが、受付担当者は契約を決める人ではありません。

商品の導入を判断するのも、予算を決めるのも、比較検討するのも担当者や決裁者です。

つまり受付でサービス内容を詳しく説明しても意味はありません。

例えば、

「弊社は○○というサービスを提供しておりまして……」

「他社様ではこのような実績がありまして……」

と受付へ一生懸命説明しても、その情報が担当者へそのまま伝わることはほとんどありません。

受付突破の目的は、あくまで担当者へ電話をつないでもらうことです。

営業活動は、その先で初めて始まります。

成果を出すアポインターほど受付で売り込まない

経験豊富なアポインターほど、受付ではサービス説明をほとんどしません。

なぜなら、受付は商品説明を聞く立場ではないことを理解しているからです。

彼らが意識しているのは、

「自然に担当者へ取り次いでもらうこと」

これだけです。

受付突破とは、相手を説得する技術ではありません。

違和感なく電話をつないでもらう技術なのです。

だからこそ、

・長い説明をしない
・営業らしく話さない
・必要以上に売り込まない

というシンプルな姿勢が成果につながります。

受付突破は才能ではなく技術

「受付突破が得意な人は話がうまい。」

そう思われがちですが、実際は違います。

成果を出すアポインターは、特別に話術が優れているわけではありません。

共通しているのは、

・受付担当者の心理を理解している
・話す順番が決まっている
・余計な説明をしない
・相手に安心感を与える
・断られても冷静に対応できる

という点です。

つまり受付突破はセンスではなく、再現性のある技術です。

正しい考え方とコツを身につければ、誰でも突破率を改善できます。

まとめ

テレアポにおいて、受付突破は単なる通過点ではありません。

担当者につながるかどうかを左右する、営業活動の最初の重要な関門です。

しかし、受付担当者を敵と考えたり、受付で商品を売ろうとしたりすると、突破率は大きく下がってしまいます。

まずは「受付は担当者へつないでもらうための窓口である」という考え方を持つことが大切です。

次章では、多くの営業担当者が誤解している**「受付担当者は何を考えて電話を取っているのか」**について、心理面から詳しく解説します。

受付担当者は何を考えて電話を取っているのか

受付突破率を上げるためには、トークを覚える前に理解しておきたいことがあります。

それは、「受付担当者はどのような心理で電話に出ているのか」という点です。

テレアポで成果が出ない人ほど、自分が何を話すかばかりを考えています。

しかし、成果を出すアポインターは逆です。

「相手は今、何を考えているだろう。」

この視点で電話をかけています。

営業は相手を理解する仕事です。

受付担当者の心理を理解するだけで、突破率は大きく変わります。

受付担当者の仕事は営業電話を断ることではない

まず最初に知っておきたいのは、受付担当者は「営業電話を断るため」に働いているわけではないということです。

受付の主な仕事は、

・電話を正しい部署へ取り次ぐ
・来客対応をする
・社内外との窓口になる
・会社の第一印象を守る

ことです。

つまり、本来は電話を適切な相手へつなぐことが仕事です。

営業電話を拒否することが目的ではありません。

ところが営業側が、

「営業なんですが……」

という空気を出してしまうことで、受付担当者は警戒し、防御的になります。

実は営業電話を難しくしている原因の一つは、営業側の話し方なのです。

受付担当者は会社を守る「ゲートキーパー」

受付担当者は、会社の入口を守る存在です。

毎日さまざまな電話がかかってきます。

・取引先からの連絡
・お客様からの問い合わせ
・配送会社
・金融機関
・営業電話
・迷惑電話

その中から重要な電話を見極め、適切な部署へつなぐ必要があります。

そのため受付担当者は、

「この電話は担当者へつなぐ必要があるのか」

を瞬時に判断しています。

つまり営業電話だから断るのではなく、

「つなぐ理由が見えない電話だから取り次がない」

というケースが多いのです。

この違いを理解するだけでも、受付への接し方は変わります。

毎日何十本もの営業電話を受けている

企業によっては、一日に何十件もの営業電話があります。

特に、

・人材紹介
・求人広告
・ホームページ制作
・ITツール
・OA機器
・通信回線

などの営業電話は非常に多く、受付担当者は何度も似たような会話を経験しています。

そのため、

「少し説明しますと……」

「ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。」

「少々お時間よろしいでしょうか。」

こうした営業らしい言い回しを聞いただけで、

「営業電話だな。」

と判断できるようになっています。

受付担当者は、営業電話を嫌っているというより、「営業らしい話し方」に慣れているのです。

受付担当者は最初の数秒で判断している

電話では表情が見えません。

だからこそ、受付担当者は最初の数秒間の情報から相手を判断します。

例えば、

・第一声の明るさ
・話すスピード
・声のトーン
・会社名の言い方
・間の取り方
・自信のある話し方

こうした要素だけで、

「取引先かな。」

「営業かな。」

「急ぎの電話かな。」

といった印象を持ちます。

つまり、受付突破は話の内容よりも、最初の印象で決まる割合が非常に大きいのです。

そのため、長い自己紹介や丁寧すぎる前置きは、かえって営業電話だと認識される原因になります。

受付担当者も忙しい

受付担当者は電話対応だけをしているわけではありません。

・来客対応
・郵便物の受け取り
・社内連絡
・備品管理
・事務作業

など、多くの業務を同時にこなしています。

そのため、長々と説明される電話は歓迎されません。

例えば、

「本日は〇〇についてご提案がありまして……」

「弊社では○○というサービスを……」

と説明を始めると、

「営業だ。」

と判断されるだけでなく、

「時間がかかりそう。」

という印象も与えてしまいます。

受付担当者が求めているのは、短く分かりやすい要件です。

そのため、受付では説明するよりも、簡潔に用件を伝えることが重要になります。

「営業電話だから断る」のではなく、「必要性が分からないから断る」

営業担当者が勘違いしやすいポイントがあります。

それは、

「営業だから断られた。」

と思い込んでしまうことです。

しかし実際には、

・誰宛なのか分からない
・用件が曖昧
・取り次ぐ理由が分からない
・営業色が強すぎる

こうした理由から取り次がれないケースが少なくありません。

つまり、受付担当者が知りたいのはサービス内容ではなく、

「なぜこの電話を担当者へつなぐ必要があるのか。」

ということです。

この視点でトークを見直すだけでも、突破率は改善しやすくなります。

「敵」ではなく「協力者」と考える

受付突破が得意なアポインターには共通点があります。

それは、受付担当者を敵だと思っていないことです。

受付を説得しようとも、言い負かそうとも考えていません。

「担当者へつないでもらうために協力していただく相手」

という認識です。

そのため、

・落ち着いた口調
・自然な受け答え
・必要以上にへりくだらない
・高圧的にならない

というバランスの良い話し方になります。

反対に、

「何とか突破しよう。」

「絶対に断られたくない。」

という気持ちが強いほど、不自然な話し方になり、受付担当者にもその焦りが伝わってしまいます。

受付突破は心理戦ではなく信頼づくり

受付突破という言葉を聞くと、「相手を言いくるめるテクニック」をイメージする人もいます。

しかし実際にはそうではありません。

受付担当者が安心して取り次げるような話し方をすることが、本質です。

つまり、必要なのは駆け引きではなく信頼です。

短い会話の中でも、

「この人なら取り次いでも問題なさそうだ。」

と思ってもらえるかどうかが重要なのです。

まとめ

受付担当者は営業電話を断るために存在しているわけではありません。

会社の窓口として、必要な電話を適切な担当者へ取り次ぐ役割を担っています。

だからこそ、営業側も「どう話すか」だけではなく、「相手がどう感じるか」という視点を持つことが大切です。

受付担当者の心理を理解すると、営業らしい話し方を減らし、自然で信頼感のある応対ができるようになります。

次章では、こうした心理を踏まえたうえで、受付突破できない人に共通する10の特徴を具体的に解説していきます。

受付突破できない人に共通する10の特徴

「毎日たくさん電話をかけているのに、なかなか担当者につながらない。」

「受付で断られてしまい、その先へ進めない。」

このような悩みを抱えるアポインターは少なくありません。

しかし、受付突破が苦手な人には共通する特徴があります。

本人は良かれと思って話していても、その話し方が受付担当者に警戒心を与えてしまっているケースが多いのです。

ここでは、現場でよく見られる10の特徴を紹介します。

自分の電話を振り返りながら読み進めてみてください。

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1. 営業らしさが前面に出ている

受付担当者は、営業電話を数多く受けています。

そのため、

「営業でお電話しました。」

と言わなくても、

「営業っぽい。」

と感じれば、すぐに警戒されます。

例えば、

・丁寧すぎる話し方
・台本を読んでいるような口調
・会社説明から始める
・必要以上にかしこまる

こうした話し方は、それだけで営業電話と判断される原因になります。

成果を出すアポインターほど、営業らしく話そうとはしません。

むしろ、普段取引先へ電話をかけるような自然な話し方をしています。

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2. 自己紹介が長い

初心者ほど、

「きちんと説明しなければ。」

という気持ちが強くなります。

その結果、

「○○株式会社の△△と申します。本日は○○についてご案内したくお電話いたしました。」

というように、自己紹介だけで10秒以上話してしまいます。

しかし受付担当者が知りたいのは、会社概要ではありません。

長い自己紹介を聞いた瞬間、

「営業電話だ。」

と判断されてしまいます。

自己紹介は短く、簡潔に伝えるだけで十分です。

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3. 商品説明を始めてしまう

受付で最も多い失敗がこれです。

担当者につながっていないにもかかわらず、

・サービス内容
・導入メリット
・実績
・料金

などを説明し始める人がいます。

しかし、受付担当者は導入を決める立場ではありません。

商品の説明をされても判断できないため、

「結構です。」

「営業はお断りしています。」

と言われる可能性が高くなります。

受付で売り込む必要はありません。

目的は、担当者へつないでもらうことです。

---

4. 必要以上に丁寧すぎる

「失礼があってはいけない。」

そう考えるあまり、

・恐縮ですが……
・差し支えなければ……
・恐れ入りますが……
・お忙しいところ申し訳ございません……

といった言葉を何度も使う人がいます。

もちろん丁寧さは大切です。

しかし、過剰な敬語は営業電話らしさを強めてしまいます。

実際に成果を出すアポインターは、丁寧でありながらも自然な会話をしています。

「上司や取引先へ電話をかけるくらいの丁寧さ」を意識すると、ちょうどよいバランスになります。

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5. 担当者名を知らないまま電話をしている

受付担当者からすると、

「誰につなげばいいのだろう。」

という状態になります。

例えば、

「営業ご担当者様お願いします。」

だけでは、対象者が複数いる会社では判断できません。

一方で、

「営業部の○○様をお願いいたします。」

と言われると、取り次ぎやすくなります。

担当者名があるだけで、受付突破率は大きく変わります。

そのため、一度でアポイントが取れなかったとしても、担当者名を取得して終えることには大きな価値があります。

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6. 受付と勝負してしまう

受付担当者から、

「営業はお断りしています。」

と言われた瞬間、

「いえ、違うんです。」

「少しだけ聞いていただきたいのですが。」

と反論を始める人がいます。

しかし、この時点で受付担当者は防御モードに入っています。

そこで言い合いになってしまうと、次回以降の架電も難しくなります。

受付担当者は説得する相手ではありません。

協力してもらう相手です。

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7. 断られることを怖がっている

電話の向こう側には、不思議なくらい感情が伝わります。

例えば、

・声が小さい
・語尾が弱い
・言葉に自信がない
・遠慮がち

こうした話し方をすると、

受付担当者も、

「営業かな？」

と察知します。

成果を出す人は、堂々としています。

威圧的ではありませんが、必要以上に遠慮もしません。

自然体で話すことが、結果として安心感につながります。

---

8. 毎回同じトークを使っている

業界によって受付対応は大きく異なります。

例えば、

・建設業
・製造業
・IT企業
・医療業界

では、受付担当者の役割も文化も違います。

それにもかかわらず、全業界で同じトークを使っている人は少なくありません。

受付突破率が高い人ほど、

・業界
・会社規模
・受付の反応

によって話し方を柔軟に変えています。

---

9. 一度断られたら終わりだと思っている

受付で断られると、

「この会社は無理だ。」

と判断してしまう人がいます。

しかし実際には、

・担当者が会議中だった
・忙しい時間帯だった
・受付担当者が違った

というケースも多くあります。

受付突破率が高い人ほど、一回の結果だけで判断しません。

時間帯を変えたり、曜日を変えたりしながら、継続的にアプローチしています。

---

10. 架電結果を振り返らない

最後に最も重要なのが、この点です。

電話をかけっぱなしにしているだけでは、成長はありません。

例えば、

・受付突破率
・担当者接続率
・担当者名取得率
・時間指定率
・再コール率

などを記録して分析すれば、自分の課題が見えてきます。

「受付突破率は高いのにアポが取れない。」

「担当者名取得率が低い。」

このように、改善すべきポイントが明確になります。

成果を出すアポインターほど、自分の感覚ではなく数字で改善しています。

まとめ

受付突破が苦手な人には、共通する話し方や考え方があります。

多くは「もっと丁寧に」「もっと説明しよう」という善意から生まれていますが、それがかえって営業色を強め、受付担当者の警戒心を高めてしまっています。

大切なのは、受付担当者を説得することではありません。

自然に、安心して担当者へ取り次いでもらえる話し方を身につけることです。

次章では、ここまで解説した受付担当者の心理と失敗例を踏まえ、受付突破率を大きく改善する15の実践テクニックを具体例とともに紹介していきます。

受付突破率を上げる15のコツ【前編】

ここまで、受付担当者の心理や、受付突破できない人の特徴について解説してきました。

ここからは、実際に現場で成果につながりやすい受付突破のコツを紹介します。

どれも特別な話術ではありません。

少し意識を変えるだけで実践できるものばかりですので、ぜひ日々の架電で試してみてください。

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① 第一声は「0.5秒」で印象が決まる

受付担当者は、最初の数秒で相手がどのような電話なのかを判断しています。

つまり、最初の一言が受付突破率を左右すると言っても過言ではありません。

例えば、次のような話し方を比べてみましょう。

NG例

「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○株式会社の△△と申します。本日は……」

この時点で営業電話だと判断される可能性があります。

OK例

「お世話になります。○○株式会社の△△です。営業ご担当者様をお願いいたします。」

余計な前置きをせず、自然に用件へ入ることで営業色を抑えられます。

第一声で意識したいポイントは次の3つです。

・明るく落ち着いた声
・適度なスピード
・迷いのない話し方

自信がない様子は、受付担当者にも伝わります。

堂々と、しかし高圧的にならず話すことを心掛けましょう。

---

② 声のトーンと話すスピードを相手に合わせる

受付突破が得意な人は、話す内容だけでなく「リズム」を意識しています。

例えば、落ち着いた受付担当者に対して早口で話すと、急かされているような印象を与えてしまいます。

反対に、テンポの速い受付担当者にゆっくり話し続けると、会話がかみ合いません。

理想は、相手より少しだけ落ち着いたペースです。

また、声の高さも重要です。

高すぎる声は営業っぽく聞こえやすく、逆に低すぎる声は暗い印象になります。

聞き取りやすく、安心感のある声を意識しましょう。

相手の話す速度やリズムを観察し、それに自然と合わせるだけでも、受付担当者との距離は縮まりやすくなります。

---

③ 会社名は短く、はっきり伝える

営業電話では、

「会社名をしっかり伝えなければ。」

と思うあまり、会社名を長く、ゆっくり読み上げる人がいます。

しかし、受付担当者が知りたいのは会社概要ではありません。

聞き取りやすく、簡潔に伝われば十分です。

例えば、

「株式会社○○ソリューションズ営業企画部の△△です。」

よりも、

「○○ソリューションズの△△です。」

のほうが自然です。

もちろん、正式名称を省略してはいけない場面もありますが、重要なのは「聞き取りやすさ」です。

会社名が長い場合は、早口にならないよう注意してください。

会社名でつまずくと、その後の会話全体がぎこちなくなってしまいます。

---

④ 用件は一文で伝える

受付突破が苦手な人ほど、説明が長くなります。

例えば、

「本日は弊社サービスのご紹介でお電話させていただきまして……」

「現在、多くの企業様に導入いただいておりまして……」

と話し始めるケースです。

受付担当者は、詳細な説明を求めているわけではありません。

まず知りたいのは、

「誰に取り次げばよいのか。」

ということです。

そのため、用件は一文で十分です。

例えば、

・営業ご担当者様をお願いいたします。
・採用ご担当者様をお願いいたします。
・情報システムご担当者様をお願いいたします。

これだけでも十分伝わります。

担当者につながってから、サービス内容を説明すればよいのです。

受付では「説明する」のではなく、「取り次いでもらう」ことを最優先に考えましょう。

---

⑤ 担当者名を取得することを最優先にする

受付突破率を大きく左右するのが、担当者名の有無です。

初回の架電では担当者につながらなかったとしても、

・担当者のお名前
・役職
・在席時間
・曜日

などの情報を取得できれば、次回以降の成功率は大きく上がります。

例えば、

初回は、

「営業部長の佐藤様は、本日は外出しております。」

という情報だけでも大きな成果です。

次回は、

「営業部長の佐藤様をお願いいたします。」

と具体的に依頼できます。

受付担当者から見ても、

「担当者をご存じなのだな。」

という印象になり、取り次ぎやすくなります。

担当者名は「資産」

担当者名は、一度取得すれば何度でも活用できます。

また、担当者名を取得できれば、

・在席時間を聞く
・折り返しのタイミングを聞く
・再コールの予定を立てる

など、次のアクションにもつながります。

アポイントが取れなかった電話でも、担当者名が取得できたのであれば、それは決して無駄な架電ではありません。

成果を出すアポインターは、1回の電話でアポイントを狙うだけではなく、「次につながる情報」を積み重ねています。

この積み重ねが、最終的なアポイント数の差となって表れるのです。

前編まとめ

受付突破率を高めるためには、特別な営業トークよりも基本的な話し方が重要です。

今回紹介した5つのポイントは、どれもすぐに実践できます。

・第一声で安心感を与える
・相手のリズムに合わせる
・会社名は簡潔に伝える
・用件は一文で話す
・担当者名を「資産」として集める

これらを意識するだけでも、受付担当者の反応は変わってくるでしょう。

次章では、さらに実践的なテクニックとして、「受付では売り込まない」「質問の仕方」「断られたときの対応」「時間帯の工夫」など、受付突破率をさらに高める10のコツを紹介します。

受付突破率を上げる15のコツ【後編】

前編では、第一声や話し方、担当者名取得の重要性について解説しました。

ここからはさらに実践的な内容です。

受付担当者とのやり取りの中で意識したい考え方や、成果を出しているアポインターが実践しているテクニックを紹介します。

---

⑥ 受付では「売らない」

受付突破が苦手な人ほど、

「サービスの魅力を伝えれば取り次いでもらえる。」

と考えています。

しかし、受付担当者は商品の導入を判断する立場ではありません。

そのため、

・サービス説明
・料金説明
・実績紹介
・メリット説明

を始めても、取り次ぎにつながる可能性は高くありません。

例えば、

「弊社では営業代行サービスを提供しておりまして……」

と話し始めるよりも、

「営業ご担当者様をお願いいたします。」

とシンプルに依頼したほうが自然です。

営業活動は担当者と話してから始まります。

受付は営業する場所ではなく、担当者につないでもらうための窓口です。

---

⑦ 受付が答えられない質問をしない

受付担当者は会社全体を把握しているわけではありません。

そのため、

・営業課題
・現在利用しているサービス
・導入状況
・経営方針

などを質問されても答えられません。

このような質問をすると、

「担当者ではないので分かりません。」

と言われて会話が終わってしまいます。

受付には受付が答えられる内容だけを聞きましょう。

例えば、

・担当者名
・在席時間
・部署名
・折り返し可能な時間

などです。

質問する内容を変えるだけで、会話がスムーズになります。

---

⑧ 相手に判断を委ねない

受付担当者へ、

「営業ご担当者様はいらっしゃいますか。」

と聞く人は少なくありません。

しかし、この聞き方では、

「どのようなご用件でしょうか。」

と確認される可能性があります。

一方で、

「営業ご担当者様をお願いいたします。」

という依頼の形にすると、受付担当者は「取り次ぐ」という行動をイメージしやすくなります。

また、

「おつなぎいただけますでしょうか。」

といった柔らかい依頼も効果的です。

言葉遣いは少しの違いでも、受付担当者が受ける印象は大きく変わります。

---

⑨ 沈黙を怖がらない

受付担当者が社内へ確認している間、

不安になって話し続けてしまう人がいます。

例えば、

「弊社では○○を行っておりまして……」

「ちなみにですね……」

などと説明を始めるケースです。

しかし、相手が確認している間は静かに待ちましょう。

沈黙は失敗ではありません。

むしろ、落ち着いて待てる人のほうが、安心感を与えられます。

電話では「何を話すか」だけでなく、「何を話さないか」も重要です。

---

⑩ 話すより聞くことを意識する

受付突破が得意な人ほど、話す量は意外と少ないものです。

例えば、

「担当者様は何時頃お戻りでしょうか。」

「お差し支えなければ、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。」

など、相手が答えやすい質問を投げかけます。

会話はキャッチボールです。

一方的に話すのではなく、受付担当者が答えやすい流れを作ることで、自然と情報も集まりやすくなります。

---

⑪ 担当者不在時は「情報収集」の時間にする

担当者が不在だった場合、

「分かりました。また改めます。」

だけで電話を終えてしまうのはもったいありません。

このタイミングは、貴重な情報収集のチャンスです。

例えば、

・普段は何時頃お戻りですか。
・午前と午後では、どちらがお電話つながりやすいでしょうか。
・明日はご在席予定でしょうか。
・差し支えなければ、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。

こうした情報があれば、次回の架電成功率は大きく高まります。

成果を出すアポインターは、「不在＝失敗」とは考えません。

「次回につながる情報を得る機会」と捉えています。

---

⑫ 一度断られても諦めない

受付担当者は毎日同じではありません。

時間帯によって担当者が変わる会社もあります。

また、

・朝は忙しい
・月曜日は電話が多い
・月末は対応できない

など、状況によって反応も変わります。

一度断られたからといって、その会社との可能性がなくなるわけではありません。

時間帯や曜日を変えて再度架電すると、あっさり担当者につながるケースも珍しくありません。

---

⑬ 時間帯を工夫する

受付突破率は、架電する時間帯によっても変わります。

例えば、

午前9時台

始業直後で慌ただしい企業もありますが、担当者が在席していることも多い時間帯です。

昼前後

昼休憩や外出で担当者が不在になるケースが増えます。

15時～17時頃

会議が終わり、担当者がデスクへ戻っている企業も多く、比較的つながりやすい時間帯です。

もちろん業界によって異なるため、自社でデータを蓄積しながら最適な時間帯を見つけることが重要です。

---

⑭ 業界ごとの特徴を知る

すべての企業で同じ話し方が通用するわけではありません。

例えば、

建設業

担当者は現場へ出ていることが多く、夕方につながりやすい傾向があります。

製造業

午前中は現場対応が忙しい企業も多く、午後のほうが落ち着いている場合があります。

IT企業

オンライン会議が多く、時間指定で折り返すほうがつながりやすいケースがあります。

業界ごとの傾向を理解しておくことで、受付突破率だけでなく担当者接続率も向上します。

---

⑮ データを蓄積して改善する

最後に最も重要なのが、この考え方です。

受付突破は感覚だけで改善するものではありません。

例えば、

・受付突破率
・担当者接続率
・担当者名取得率
・時間指定率
・再コール成功率
・曜日別突破率
・時間帯別突破率

こうしたデータを集計すれば、

「何が成果につながっているのか。」

が明確になります。

例えば、

担当者名を取得した案件はアポイント率が高い。

午後3時以降のほうが接続率が高い。

建設業は夕方が強い。

このような傾向が分かれば、勘や経験だけに頼らず、再現性のある営業活動ができるようになります。

受付突破率を上げ続けている企業ほど、「電話をかけること」ではなく、「改善を続けること」に力を入れているのです。

後編まとめ

受付突破は、一つの話法だけで成功するものではありません。

・受付では売り込まない
・担当者につながることだけを目的にする
・情報を一つずつ積み重ねる
・再コールを前提に考える
・データを分析して改善する

こうした積み重ねが、受付突破率を着実に向上させます。

次章では、現場で特によく遭遇する**「営業はお断りしています」「メールで送ってください」などの受付担当者の断り文句と、その際の考え方・切り返し方**について具体例を交えながら解説していきます。

受付でよくある断り文句と対応の考え方

受付突破をしていると、必ずと言っていいほど耳にする断り文句があります。

しかし、ここで勘違いしてはいけないのは、

「断り文句＝拒絶」ではない

ということです。

受付担当者は会社の窓口として対応しているだけであり、営業担当者個人を拒否しているわけではありません。

そのため、強引に切り返したり、言い負かそうとしたりすると、その会社との関係が悪くなる可能性があります。

ここでは、実際によくある断り文句と、その際に意識したい考え方を紹介します。

---

「営業はお断りしています」

もっとも多く耳にする言葉でしょう。

この一言を聞いた瞬間に焦ってしまい、

「いえ、営業ではなくて……」

「少しだけお時間をいただければ……」

と反論してしまう人がいます。

しかし、この対応はおすすめできません。

受付担当者からすると、

「営業なのに営業ではないと言っている。」

という印象になってしまうことがあります。

おすすめの対応

まずは一度受け止めます。

例えば、

「承知いたしました。」

「ありがとうございます。」

と落ち着いて返答します。

そのうえで、

・担当者のお名前
・ご在席時間
・改めてご連絡できそうなタイミング

などを確認できないか探ってみましょう。

一度断られたからといって、その企業への営業活動が終わるわけではありません。

---

「メールで送ってください」

営業電話で非常によくある返答です。

ここで、

「メールでは伝わらないので……」

などと言ってしまうと、受付担当者との関係が悪くなります。

おすすめの対応

まずは、

「ありがとうございます。」

と返答しましょう。

そのうえで、

「担当者様宛でお送りしたいのですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。」

と聞いてみる方法があります。

仮に担当者へつながらなくても、

・担当者名
・部署名

を取得できれば、次回以降の架電に活かせます。

メール送付の依頼を「情報収集のチャンス」と考えることが大切です。

---

「担当者は席を外しています」

これは断りではなく、事実であることも少なくありません。

しかし、

「また改めます。」

だけで終えてしまう人が多いのも事実です。

おすすめの対応

次につながる情報を集めましょう。

例えば、

・何時頃お戻りでしょうか。
・明日はご在席でしょうか。
・午前と午後ではどちらがつながりやすいでしょうか。

こうした情報があるだけで、次回の架電効率は大きく向上します。

成果を出すアポインターは、「担当者不在」の電話を無駄にしません。

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「担当者はいません」

この言葉には、いくつかの意味があります。

例えば、

・本当に担当者が存在しない
・担当部署がない
・取り次ぎたくない
・詳細を確認したい

などです。

すぐに電話を切るのではなく、

「ありがとうございます。差し支えなければ、どちらの部署の方が担当されていますでしょうか。」

と確認してみましょう。

担当部署が分かれば、新たなアプローチ先が見つかることもあります。

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「ホームページからお問い合わせください」

最近増えているのが、この対応です。

企業として営業窓口を一本化しているケースもあります。

そのため、

「電話のほうが早いので。」

などと返すのは避けたほうがよいでしょう。

おすすめの対応

「承知しました。ありがとうございます。」

と返答したうえで、

「担当部署のお名前だけ伺ってもよろしいでしょうか。」

と聞いてみる方法があります。

問い合わせフォームを利用する場合でも、

担当者名が分かっているだけで、メッセージの内容や、その後の架電の精度は高まります。

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「必要ありません」

営業担当者にとって精神的につらい言葉ですが、この一言だけで諦める必要はありません。

なぜなら、

受付担当者がサービス内容を理解したうえで判断しているとは限らないからです。

ここで無理に説明を始めても、状況は改善しません。

大切なのは、

「今はそういう状況なのだ。」

と受け止めることです。

その後、

・時期を変える
・担当者が変わるタイミングを待つ
・別部署からアプローチする

など、別の選択肢も考えられます。

営業活動は一度きりではありません。

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「担当者は忙しいのでつなげません」

担当者が本当に忙しいケースも多くあります。

ここで、

「少しだけですので。」

と食い下がるより、

「承知しました。」

と受け止めたほうが印象は良くなります。

その後、

「差し支えなければ、お手すきになりやすい時間帯はございますか。」

と聞けば、次回につながる情報を得られる可能性があります。

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「結構です」

非常に短い断り文句ですが、慌てる必要はありません。

この言葉が出た背景には、

・忙しい
・営業だと思った
・時間がない

など、さまざまな理由があります。

無理に引き止めるのではなく、

「ありがとうございました。」

と丁寧に電話を終えることも大切です。

企業によっては、数か月後に再度架電した際、担当者につながることも珍しくありません。

一度の結果だけで判断しない姿勢が重要です。

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切り返しよりも「関係を壊さない」ことが重要

受付突破というと、「どんな切り返しをすれば突破できるか。」というテクニックばかりに目が向きがちです。

しかし、現場では切り返しが成功するケースばかりではありません。

むしろ成果を出しているアポインターほど、

・無理に説得しない
・受付担当者と対立しない
・次回につながる情報を集める
・良い印象を残して電話を終える

ことを大切にしています。

一回の電話でアポイントが取れなくても構いません。

担当者名や在席時間、部署名など、一つでも情報が増えれば、それは次回の成功率を高める「資産」になります。

受付突破とは、一度で勝負を決める技術ではなく、信頼と情報を積み重ねながら担当者へ近づいていく営業活動なのです。

まとめ

受付担当者の断り文句には、反論や説得で返す必要はありません。

むしろ、一度受け止めたうえで、次回につながる情報を収集する姿勢が、結果として受付突破率の向上につながります。

「切り返して勝つ」のではなく、「信頼を積み重ねて次につなげる」。

この考え方を持つことで、受付担当者との関係性は大きく変わるでしょう。

次章では、受付突破率を継続的に高めるために、**管理者や営業責任者が見るべきKPI（指標）**について詳しく解説します。

受付突破率を上げるために管理者が見るべきKPI

受付突破率を改善したいと考えたとき、多くの企業はアポイント数だけを見てしまいます。

もちろん最終的な目標はアポイント獲得ですが、それだけを見ていても改善点は見えてきません。

例えば、

「今月はアポイントが少なかった。」

という結果だけでは、

・受付で断られたのか
・担当者につながらなかったのか
・商談化できなかったのか

が分からないからです。

成果を安定して出している営業組織ほど、「結果」ではなく「過程」を数値化しています。

ここでは、受付突破率を改善するために管理者が確認したい代表的なKPIを紹介します。

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1. 受付突破率

最も基本となる指標です。

計算式はシンプルです。

受付突破率＝担当者へ取り次がれた件数 ÷ 架電件数 ×100

例えば、

・架電件数：200件
・担当者接続：50件

であれば、

受付突破率は25％になります。

この数値を継続的に追うことで、

・トーク変更後の効果
・新人教育の成果
・案件ごとの差

などが見えるようになります。

まずはこの数字を正確に把握することが第一歩です。

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2. 担当者接続率

受付突破できても、担当者が不在であれば商談には進めません。

そのため、

「受付突破」と「担当者接続」は分けて考える必要があります。

例えば、

受付突破率は高いのに、

担当者接続率が低いのであれば、

・時間帯
・曜日
・業界特性

に改善の余地がある可能性があります。

この数字を見ることで、

「受付は突破できているが、タイミングが悪い。」

という課題にも気付けます。

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3. 担当者名取得率

意外と重要なのが、この指標です。

担当者名を取得できた案件は、次回以降の成功率が高くなる傾向があります。

例えば、

100件架電して、

担当者名取得が10件なのか、

40件なのかでは、

翌週以降の成果は大きく変わります。

担当者名は、一度取得すれば資産になります。

そのため、

アポイント件数だけではなく、

「どれだけ担当者情報を集められたか。」

も評価項目にすると、営業活動の質が向上します。

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4. 時間指定率

担当者不在だった際に、

「15時頃に戻ります。」

「明日の午前ならおります。」

という情報を取得できた割合です。

この数値が高い人ほど、

再コール成功率も高くなる傾向があります。

逆に、

毎回、

「また改めます。」

だけで電話を終えてしまう人は、

時間指定率が低くなります。

受付突破は、一回の電話だけで完結するものではありません。

次回につながる情報をどれだけ得られるかも重要です。

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5. 再コール率

成果を出しているアポインターほど、

一度電話して終わりではありません。

適切なタイミングで再度架電しています。

例えば、

担当者名を取得したにもかかわらず、

再コールしなければ、その情報は活かされません。

管理者としては、

・再コール件数
・実施率
・未実施件数

なども確認するとよいでしょう。

営業成果は、

「新規架電」

だけではなく、

「再アプローチ」

によって大きく変わります。

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6. 再コール成功率

再コール件数だけでは不十分です。

重要なのは、

「再コールが成果につながっているか。」

という点です。

例えば、

20件再コールして、

担当者へ15件接続できたのであれば、

非常に高い成功率と言えます。

この数値を見ることで、

時間指定の精度や、

担当者情報の取得精度も評価できます。

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7. 曜日別・時間帯別の受付突破率

「受付突破率は案件によって違う。」

そう考える企業は多いですが、

実際には、

曜日や時間帯でも変化します。

例えば、

・火曜日の午後は突破率が高い

・月曜日の午前は担当者不在が多い

・建設業は夕方がつながりやすい

など、

データを蓄積すると傾向が見えてきます。

その結果、

成果の出やすい時間帯へ架電を集中させることも可能になります。

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8. アポ率だけで評価しない

新人教育でよくある失敗が、

アポイント件数だけを評価することです。

例えば、

Aさん

・担当者名取得30件
・時間指定25件
・アポイント2件

Bさん

・担当者名取得5件
・時間指定2件
・アポイント2件

この場合、

将来的に伸びる可能性が高いのはAさんです。

数字の裏側を見ることで、

「今は結果が出ていないが、良い営業活動ができている。」

という人材を見つけられます。

営業は結果だけではなく、成果につながる行動も評価することが大切です。

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KPIは「管理」のためではなく「改善」のためにある

KPIというと、

「管理される。」

というイメージを持つ人もいます。

しかし、本来の目的は違います。

KPIは、

スタッフを責めるためではなく、

改善点を見つけるためにあります。

例えば、

担当者名取得率だけ低いのであれば、

ロールプレイングで改善できます。

時間指定率が低いのであれば、

質問の仕方を練習できます。

受付突破率が低いのであれば、

第一声や話し方を見直せます。

数字は原因を教えてくれるヒントなのです。

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小さな改善の積み重ねが大きな成果になる

受付突破率は、

一日で劇的に変わるものではありません。

しかし、

例えば、

受付突破率が20％から25％へ改善したとします。

一見すると、わずか5ポイントの差です。

しかし、

1か月に5,000件架電するチームであれば、

担当者と話せる件数は250件も増える計算になります。

そこから商談やアポイントにつながることを考えると、売上への影響は決して小さくありません。

だからこそ、受付突破率の改善は営業組織全体の成果向上につながる重要な取り組みなのです。

まとめ

受付突破率を高めるためには、アポイント件数だけを見るのではなく、その過程を数値化することが重要です。

・受付突破率
・担当者接続率
・担当者名取得率
・時間指定率
・再コール率
・再コール成功率
・曜日別・時間帯別データ

こうした指標を継続的に確認することで、改善すべきポイントが明確になり、再現性のある営業活動が実現できます。

営業は感覚だけで成果を出し続けることはできません。

日々の架電データを蓄積し、小さな改善を積み重ねることが、受付突破率を高める最も確実な方法と言えるでしょう。

受付突破は「技術」ではなく「積み重ね」で上達する

「受付突破」と聞くと、特別な話術や巧みな切り返しをイメージする人も多いでしょう。

しかし、実際の営業現場では、一つの決め台詞だけで受付担当者を突破できることはほとんどありません。

成果を出し続けているアポインターが実践しているのは、魔法のようなテクニックではなく、小さな工夫の積み重ねです。

例えば、

・第一声を見直す
・話すスピードを合わせる
・担当者名を取得する
・時間指定を聞く
・再コールを徹底する
・架電結果を分析する

一つひとつは決して難しいことではありません。

しかし、これらを毎日継続できるかどうかが、受付突破率の差となって表れます。

受付突破は「担当者につながる確率」を高める活動

営業では、

「一回でアポイントを取ろう。」

という意識が強くなりがちです。

もちろん、その場でアポイントが獲得できれば理想です。

しかし現実には、多くの商談は一度の電話では決まりません。

担当者が不在だったり、

会議中だったり、

タイミングが悪かったりすることは珍しくありません。

だからこそ、

・担当者名を取得する

・在席時間を聞く

・部署名を確認する

・再コールの約束を取る

といった行動にも、大きな価値があります。

営業成果は「一本の電話」で決まるものではなく、「複数回の接点」を通じて生まれることが多いのです。

受付担当者との信頼関係も成果につながる

受付担当者は毎日多くの電話に対応しています。

その中でも、

・丁寧な対応をする人

・落ち着いて話す人

・無理に押し通そうとしない人

は自然と印象に残ります。

反対に、

・強引な営業

・高圧的な話し方

・何度も同じ説明を繰り返す

といった対応は、次回以降の架電にも影響を与える可能性があります。

受付担当者は営業活動の「最初の接点」です。

短い会話だからこそ、相手への配慮や信頼感を大切にすることが、結果として担当者接続率の向上につながります。

組織で成果を出すには「仕組み化」が欠かせない

個人の経験や勘だけに頼った営業活動では、成果にばらつきが生まれます。

一方で、成果を安定して出している企業では、

・受付突破率の可視化

・担当者名取得率の管理

・トーク内容の改善

・成功事例の共有

・ロールプレイング

などを継続的に行っています。

つまり、受付突破を「個人技」にせず、「組織のノウハウ」として蓄積しているのです。

このような仕組みがある営業組織ほど、新人でも早い段階で成果を出しやすくなります。

新規開拓で悩んだときは営業代行を活用するという選択肢も

受付突破を含めた新規開拓営業は、経験や改善の積み重ねが成果を左右します。

そのため、

・営業担当者が不足している

・新規開拓まで手が回らない

・受付突破率が上がらない

・アポイント獲得数が安定しない

といった課題を抱える企業も少なくありません。

そのような場合は、営業代行やテレアポ代行を活用することも一つの方法です。

営業代行会社では、日々さまざまな業界へ架電を行い、受付突破率や担当者接続率を改善するためのノウハウを蓄積しています。

また、単に電話をかけるだけでなく、

・ターゲットリストの作成

・トークスクリプトの改善

・受付突破率の分析

・担当者接続率の改善

など、営業活動全体を支援している会社もあります。

自社だけで改善を進めるのが難しい場合は、こうした外部の専門会社を活用することで、新規商談の機会を増やせる可能性があります。

※営業代行に関する詳細はこちらでご案内しております。
※成果報酬型テレアポ代行に関する詳細はこちらでご案内しております。
※成果報酬型営業代行に関する詳細はこちらでご案内しております。

まとめ

受付突破は、テレアポにおける最初の関門です。

しかし、その本質は「受付担当者を言い負かすこと」ではありません。

相手の立場を理解し、安心して担当者へ取り次いでもらえるようなコミュニケーションを積み重ねることが重要です。

本記事で紹介したポイントを改めて整理すると、次のようになります。

・受付担当者の心理を理解する

・営業らしさを出し過ぎない

・第一声や話し方を見直す

・担当者名や在席時間を積極的に取得する

・一度で諦めず、再コールにつなげる

・受付突破率をデータで分析し、改善を続ける

これらを日々意識することで、担当者と話せる機会は着実に増えていくでしょう。

受付突破率の向上は、単に電話がつながりやすくなるだけではありません。

商談数の増加、アポイント率の向上、そして営業成果全体の底上げにもつながる重要な取り組みです。

ぜひ、今日から一つでも実践し、自社の営業活動に役立ててみてください。